Datenschutzerklärung

Stand: 13.10.2026

Diese Erklärung beschreibt die Website meetfacts.com und die macOS-App Meetfacts (im Quelltext auch „Quill“). Der Polar-Lizenzdienst ist in Abschnitt 3.2 c beschrieben.

1. Verantwortlicher

Justus-Constantin Weidhaus
Schloßleite 10
96191 Viereth-Trunstadt, Deutschland
E-Mail: info@weidhaus.com

2. Website und Kontakt

2.1 Technische Auslieferung

Die Website setzt keine Cookies und enthält kein Analyse-Skript, keine fremden Schriftarten und keine eingebetteten Drittinhalte. Wir nutzen dafür Dienste von Cloudflare: Workers liefert die Website und den Update-Feed der App aus, R2 hält den Update-Feed, Email Routing leitet Kontaktanfragen weiter. Ein Pages-Projekt gibt es nicht. Cloudflare Analytics bezeichnet hier serverseitige Betriebsstatistiken; ein Web-Analytics-Beacon ist für meetfacts.com nicht eingerichtet. Werbeprofile erstellen wir nicht. Beim Seitenabruf verarbeitet der Hosting-Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeit, angeforderte Adresse, HTTP-Status und User-Agent. Zweck sind Auslieferung, Betriebssicherheit und Missbrauchsabwehr; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb).

Die Website wird über Cloudflare Workers ausgeliefert. Anbieter ist Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Die Website-Konfiguration deaktiviert automatische Worker-Aufrufprotokolle (invocation_logs: false), lässt Worker-Fehlerprotokollierung aber aktiviert. Das schließt technisch notwendige Verarbeitung und Sicherheitsprotokolle bei Cloudflare nicht aus. Unser Worker schreibt selbst keine Anfrageinformationen mit console.log oder console.error. Cloudflare dokumentiert für gespeicherte Workers Logs eine maximale Aufbewahrung von sieben Tagen; dies ist keine Zusage über alle Verbindungs-, Sicherheits- oder Kontodaten des Anbieters (Workers Logs).

Es gelten Cloudflares Standard-Einstellungen für Logs und Analytics; längere Speicherfristen haben wir nicht eingestellt. Für Workers Logs dokumentiert Cloudflare derzeit drei Tage im Free-Tarif und sieben Tage im Paid-Tarif. Für Analytics, Sicherheitsverarbeitung und Email Routing wird daraus keine einheitliche Löschfrist abgeleitet. Der Anbieter beschreibt seine Verarbeitung in seiner Datenschutzerklärung. Die Content-Security-Policy der Website erlaubt Skripte nur von meetfacts.com selbst (script-src 'self') und keine Verbindungen aus der Seite heraus (connect-src 'none'); ein von außen eingefügtes Analyse-Skript würde Ihr Browser deshalb nicht ausführen.

Cloudflares Data Processing Addendum regelt die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO als Bestandteil des zugrunde liegenden Dienstvertrags. Für davon erfasste, beschränkte Übermittlungen aus der EU sieht es EU-Standardvertragsklauseln, Modul 2 bei uns als Verantwortlichem, vor (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); für UK-Daten das UK-Addendum. Diese Garantien betreffen Cloudflares erfasste Verarbeitung, nicht die nachfolgende Speicherung im privaten Gmail-Postfach oder Ihren eigenen Modellbezug bei Hugging Face. Einen gesondert unterzeichneten Einzelvertrag gibt es darüber hinaus nicht. Informationen zu den Garantien können Sie unter der Kontaktadresse anfordern.

2.2 Kontakt per E-Mail

Bei einer Nachricht an info@weidhaus.com oder contact@meetfacts.com verarbeiten wir Absenderadresse, Namen, Betreff und Inhalt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsfragen oder deren Anbahnung, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung Ihrer Anfrage).

Die Weiterleitung erfolgt über Cloudflare Email Routing; gespeichert wird die Nachricht in einem privaten Gmail-Postfach. Anbieter sind Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, sowie Google LLC für Verarbeitung in den USA. Für dieses private Postfach besteht kein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Nach dem dokumentierten Stand unserer Konfiguration sind für die US-Übermittlung weder eine Grundlage nach Art. 45 noch geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO nachgewiesen. Diese Offenlegung ersetzt die fehlenden Garantien nicht. Sie können uns stattdessen postalisch unter der Anschrift in Abschnitt 1 erreichen. Bitte senden Sie keine Aufnahmen oder vertraulichen Gesprächsinhalte unaufgefordert per E-Mail.

Die Supportadresse contact@meetfacts.com ist eingerichtet; sie ist insbesondere für Fragen zu Ihrer Lizenz gedacht. Wir leiten auch diese Nachrichten über Cloudflare Email Routing an Gmail weiter; für beide Adressen gelten die oben beschriebenen Empfänger und Vertrags-/Transferlücken. Die private Zieladresse wird nicht veröffentlicht. Eine bestimmte Zwischenspeicherfrist bei Cloudflare sagen wir nicht zu.

Erledigte Anfragen werden gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder erforderliche Rechtsverfolgung entgegenstehen. Aufbewahrungspflichtige Geschäftsbriefe werden regelmäßig sechs Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und vergleichbare Aufzeichnungen zehn Jahre aufbewahrt; Fristbeginn und Ausnahmen richten sich nach § 147 AO und § 257 HGB. Nicht jede Supportnachricht fällt darunter.

3. Die App auf Ihrem Mac

3.1 Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen

Meetfacts nimmt Mikrofon- und Systemaudio auf und transkribiert es lokal. Aufnahmen, Transkripte, Sprecherzuordnungen, Zusammenfassungen und Besprechungsmetadaten werden in Ihrem gewählten Aufnahmeverzeichnis gespeichert. Benannte Stimmen und Einstellungen liegen zusätzlich in der lokalen App-Konfiguration. Wir erhalten diese Inhalte durch die lokale Verarbeitung nicht.

Dateien bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen. Die Löschfunktion für Sitzungen verschiebt sie in den macOS-Papierkorb; erst dessen Leerung entfernt diese Kopie. Sicherungskopien, Exporte und Kopien in synchronisierten Ordnern werden dadurch nicht gelöscht. Sprecherzuordnungen und exportierte Erinnerungen müssen gesondert entfernt werden. Das Entfernen der App allein löscht diese Daten nicht verlässlich.

Für Aufnahmen und die Nutzung fremder personenbezogener Daten bestimmen Sie beziehungsweise Ihre Organisation Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger und Aufbewahrung. Eine Betriebssystemberechtigung ersetzt weder die Zustimmung anderer Gesprächsteilnehmer noch eine erforderliche datenschutzrechtliche Grundlage. Sprachmuster zur wiederkehrenden Sprecherzuordnung können je nach Verwendungszweck biometrische Daten sein; prüfen Sie bei Identifizierung einer Person insbesondere Art. 9 DSGVO. Wir betreiben keinen Dienst zur Entgegennahme dieser Aufnahmen.

Die Aussage „lokal“ gilt nicht uneingeschränkt für selbst eingerichtete Server, Exporte, Synchronisierung oder eigene Automatisierungen. Der oMLX-Fall ist in Abschnitt 3.2 d beschrieben.

3.2 Netzwerkverbindungen

a) Modelle selbst einrichten. Meetfacts lädt keine Sprach- oder Sprecherdiarisierungsmodelle herunter und stellt dafür keine Verbindung zu Hugging Face oder einem anderen Modellanbieter her. Sie beschaffen die unterstützten Core-ML-Dateien selbst und importieren sie mit meetfacts models import <Ordner>. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung erhalten Sie mit meetfacts models guide; sie erklärt Download, Dateistruktur, Import, Prüfung und die getrennte oMLX-Einrichtung. Die Dateien sind bereits kompiliert; Meetfacts führt keine Skripte aus dem Download aus.

Meetfacts prüft beim Import die erforderlichen Dateien und vergleicht standardmäßig deren SHA-256 mit einer festgelegten Modellrevision. Es lädt danach nur die importierte Kopie aus ~/Library/Application Support/Meetfacts/Models beziehungsweise einem von Ihnen gewählten Modellverzeichnis. Fehlende oder nicht ladbare Modelle lösen keinen automatischen Download aus. Ohne Sprachmodell bleiben Aufnahmen zur späteren Transkription gespeichert; ohne Sprechermodelle werden entfernte Stimmen mit einer gemeinsamen Bezeichnung statt getrennten Sprecherlabels versehen. Nach dem Import werden ausstehende Aufnahmen beim nächsten App-Start erneut verarbeitet. Die frühere gemeinsame FluidAudio-Modellablage wird nicht automatisch genutzt oder gelöscht.

Die Anleitung nennt Hugging Face als mögliche Bezugsquelle. Wenn Sie dort selbst Dateien herunterladen, erhält dieser Anbieter Ihre IP-Adresse, angeforderte Ressourcen und weitere technisch erforderliche Anfrageinformationen; keine Gesprächsaufnahme wird dafür von Meetfacts übertragen. Es gilt dessen Datenschutzerklärung, die Verarbeitung in den USA beschreibt. Mit Hugging Face haben wir keinen AVV oder Transfervertrag abgeschlossen; für diesen Bezug ist uns keine konkret nachgewiesene Garantie nach Art. 45 oder 46 DSGVO bekannt. Der manuelle Bezug ändert den technischen Datenfluss der App; er belegt weder das Ausbleiben einer Drittlandverarbeitung noch deren rechtliche Zulässigkeit. Ihre beziehungsweise die datenschutzrechtliche Rolle Ihrer Organisation beim gewählten Bezug ist gesondert zu beurteilen. Cloudflare- oder Polar-Garantien gelten dafür nicht.

Die Integritätsprüfung ist keine Garantie gegen andere Software mit Schreibzugriff auf Ihr Modellverzeichnis: Die Importaufzeichnung ist nicht signiert. Der ausdrücklich gewählte Import abweichender Dateien mit --allow-unpinned umgeht den Vergleich mit der festgelegten Revision. Modelle werden nicht zusammen mit einer Sitzung gelöscht; entfernen Sie ihre Ordner gesondert. oMLX erzeugt Zusammenfassungen, ersetzt aber weder Sprachmodelle noch Sprecherdiarisierung (Abschnitt 3.2 d).

b) Aktualisierungen. Sparkle ruft den Update-Feed unter https://updates.meetfacts.com/appcast.xml ab. Diese Adresse betreiben wir selbst; ausgeliefert wird sie über Cloudflare Workers und R2, mit Anbieter, Auftragsverarbeitung und Drittlandgarantien wie in Abschnitt 2.1. Eine Aktualisierung selbst lädt Sparkle von der Adresse, die dieser Feed dafür nennt. Nennt der Feed dort einen anderen Anbieter als Cloudflare, ergänzen wir ihn hier, bevor die Aktualisierung erscheint. Dabei werden insbesondere IP-Adresse, Anfragekennungen und App-Version verarbeitet. Es werden keine Aufnahmen oder Transkripte übertragen; Sparkle-Systemprofiling ist nicht aktiviert. Zweck ist die Bereitstellung von Aktualisierungen einschließlich Sicherheitskorrekturen; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere Software). Automatische Prüfungen können in den Update-Einstellungen gesteuert werden. Die Polar-SCCs gelten hierfür nicht.

c) Polar-Lizenzaktivierung und Prüfung — nur mit gekaufter Lizenz. Kostenlose Nutzung und Testphase lösen diese Verbindung nicht aus, ältere Offline-Lizenzen ebenfalls nicht.

Der Dienst verwendet api.polar.sh. Eine aktivierte Lizenz wird alle sieben Tage erneut geprüft, also wöchentlich. Gelingt keine Prüfung, etwa weil der Mac offline ist, bleibt die Lizenz 30 Tage nutzbar.

Mit dem Online-Dienst werden zur Aktivierung Lizenzschlüssel, Polar-Organisationskennung, eine Gerätebezeichnung und Name und Version der App übermittelt. Bei späteren Prüfungen kommen Lizenzschlüssel, Organisationskennung und Aktivierungskennung zum Einsatz; Polar erhält technisch auch Ihre IP-Adresse. Die Gerätebezeichnung wird standardmäßig aus dem Gerätenamen (Mac-Name) ermittelt und kann einen Personennamen enthalten. Im Lizenzbereich der App können Sie vor der Aktivierung eine neutrale eigene Bezeichnung wählen. Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen gehören nicht zu diesem Datenfluss.

Zweck ist Lizenzverwaltung und Aktivierungszählung; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Empfänger ist Polar Software, Inc., 548 Market Street PMB 61301, San Francisco, CA 94104-5401, USA. Polar verarbeitet Aktivierungsdaten in unserem Auftrag unter seinem Data Processing Addendum, das Bestandteil der Master Services Terms ist. Es enthält EU-Standardvertragsklauseln, Modul 2 (Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter), als Grundlage nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO; für UK-Übermittlungen ist ergänzend das UK-Addendum vorgesehen. Wir stützen diesen Polar-Datenfluss nicht auf das EU-US Data Privacy Framework. Eine Kopie der Garantien beziehungsweise ergänzende Informationen können Sie bei uns anfordern.

Deaktivierung ist keine vollständige Löschung: Sie gibt den Aktivierungsplatz frei, während die Gerätebezeichnung mit Löschvermerk bei Polar verbleibt. Für tatsächliche Löschung wenden Sie sich an support@polar.sh oder an uns. Polars DPA nennt die Vertragsdauer und drei weitere Jahre, mit Ausnahmen für gesetzliche Aufbewahrung und weitere begründete Zwecke; eine sofortige Löschung oder feste ausnahmslose Obergrenze wird hier nicht behauptet.

d) oMLX-Zusammenfassungen — von Ihnen gewählter Server. Wenn Sie oMLX als Zusammenfassungsdienst verwenden, sendet Meetfacts den Text des Transkripts sowie gegebenenfalls Besprechungstitel und Teilnehmernamen an die eingestellte Serveradresse. Lange Transkripte können in mehreren Schritten verarbeitet werden. Der geprüfte Quill-Pfad sendet JSON an /v1/chat/completions, keine WAV-Aufnahme. Zusätzlich werden Modelllisten abgerufen; ein hinterlegter API-Schlüssel wird als Autorisierung an diesen Server übertragen.

Zusammenfassungen werden standardmäßig auf diesem Mac berechnet; der Standardserver ist http://127.0.0.1:8000. Wenn Sie Meetfacts auf ein oMLX auf einem anderen Rechner verweisen, erfolgt die Verbindung standardmäßig über HTTPS. Unverschlüsseltes HTTP müssen Sie ausdrücklich für genau diese Adresse erlauben. Ohne diese Freigabe sendet Meetfacts an einen externen HTTP-Server weder Transkripttext, Besprechungstitel, Teilnehmernamen noch API-Autorisierung; auch Modellabfragen werden blockiert. Die Freigabe wird vor jeder Anfrage erneut geprüft; ihr Widerruf stoppt die nächste Anfrage. HTTPS schützt den Übertragungsweg. Der gewählte Server erhält die übermittelten Inhalte; Zugriffsschutz und Speicherung dort werden dadurch nicht garantiert. Wir kennen Ihre Serveradresse nicht und haben keinen Zugriff auf diesen Dienst. Sie beziehungsweise Ihre Organisation müssen Betreiber, Speicherfristen, Rechtsgrundlage, einen gegebenenfalls erforderlichen AVV und Drittlandgarantien vor der Nutzung klären. Eine bloße Aktivierung der Funktion ersetzt das nicht.

3.3 Kalender und Erinnerungen über EventKit

Kalenderzugriff ist optional und setzt Ihre Aktivierung sowie die macOS-Freigabe voraus. Meetfacts liest passende Termine, um Besprechungen zuzuordnen: Titel, Zeiten, Organisator, Teilnehmernamen und gegebenenfalls E-Mail-Adressen; Hinweise auf die Besprechungsplattform werden aus Terminangaben wie URL, Notizen oder Ort abgeleitet. Ausgewählte Metadaten werden lokal bei der Sitzung gespeichert. Titel und Teilnehmernamen können bei oMLX-Zusammenfassungen in den Prompt eingehen (Abschnitt 3.2 d).

Bei freigegebenem Export schreibt Meetfacts Aufgaben aus Zusammenfassungen in die gewählte Erinnerungsliste, einschließlich Aufgabe, Besprechungstitel und gegebenenfalls verantwortlicher Person. Es liest Listennamen und kann bereits exportierte Erinnerungen als erledigt markieren. Eine vollständige Rücksynchronisierung Ihrer übrigen Erinnerungen findet nicht statt.

Diese EventKit-Zugriffe erfolgen auf dem Gerät; Meetfacts betreibt dafür keinen eigenen Netzwerkdienst. macOS kann Kalender und Erinnerungen aber über Ihre eingerichteten Accounts, etwa iCloud oder einen Unternehmensdienst, synchronisieren. Dann gelten zusätzlich die Verarbeitung und Empfänger dieses Accounts. Das Löschen einer Meetfacts-Sitzung löscht eine exportierte Erinnerung nicht automatisch. Freigaben können Sie in den Systemeinstellungen widerrufen; bereits gespeicherte Kopien werden dadurch nicht entfernt.

3.4 Betriebssystemberechtigungen

Mikrofon und Systemaudio dienen der Aufnahme. Kalender und Erinnerungen sind optionale Integrationen. Benachrichtigungen melden unter anderem fertige Transkripte. Eine Freigabe verschafft uns keinen Fernzugriff auf Ihren Mac. Sie können die jeweiligen Freigaben in macOS verwalten; deaktivierte Aufnahmeberechtigungen begrenzen die betroffenen Funktionen.

4. Kauf und Lizenzdaten

Beim Kauf über Polar erhebt Polar Bestell-, Kontakt-, Zahlungs- und Steuerdaten als eigenständig Verantwortlicher. Dafür gilt Polars Datenschutzerklärung. Wir verarbeiten die zur Lizenzausstellung, Zustellung und Unterstützung erhaltenen Kontakt- und Bestelldaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und aufbewahrungspflichtige Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Fristen richten sich nach Abschnitt 2.2 und der jeweiligen Belegart.

Dies ist vom Auftragsverarbeitungsfluss für Online-Aktivierungen in Abschnitt 3.2 c getrennt. Die Antwort auf die Lizenzprüfung enthält Namen und E-Mail-Adresse, die die App lokal im Schlüsselbund speichert und im Lizenzbereich anzeigt. Für diese Lizenzverwaltungs-Kopie sind wir Verantwortlicher; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Entfernen Sie die Lizenz im Lizenzbereich, löscht die App diesen Eintrag aus dem Schlüsselbund dieses Mac. Die lokale Entfernung löscht keine Aktivierung bei Polar.

5. Rechte und Pflichtangaben

Soweit die Voraussetzungen erfüllt sind, haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen. Eine Einwilligung können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich an info@weidhaus.com oder postalisch an Abschnitt 1. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach (BayLDA).

Erforderliche Lizenz- und Bestellangaben werden zur Bereitstellung einer gekauften Lizenz benötigt; ohne sie kann diese nicht bereitgestellt werden. Lokale Aufnahmen und optionale Integrationen erfordern kein Konto bei uns. Wir erstellen keine Werbeprofile. Die aktivierten Website-Analytics sind in Abschnitt 2.1 beschrieben. Es erfolgen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO; automatische Transkripte und Zusammenfassungen sind überprüfbare Arbeitsergebnisse und keine solchen Entscheidungen.

6. Änderungen

Bei Änderungen von App, Website oder Empfängern aktualisieren wir diese Erklärung. Maßgeblich ist die Fassung mit dem oben genannten Datum.